Rimborsi Spese - Sostegno Economico

Italian Linux Society sostiene il software libero investendo le risorse dell'associazione in iniziative promosse da volontari e volontarie.

Italian Linux Society è un'associazione di volontariato e non può quindi pagare i volontari. Possono essere sostenuti i costi di acquisto e produzione di materiale promozionale, spese di pulizia delle sale, ecc.

Requisiti Minimi

Le richieste di sostegno economico sono approvabili se rispettano i seguenti requisiti minimi:

  1. La richiesta implementa un'iniziativa che contribuisce agli scopi di Italian Linux Society (elencati nello statuto). Esempi:
    • ✅ Rimborsi per spese di pulizia di una sala in cui si è tenuto un evento sul software libero (inclusi ovviamente i Linux Day), ecc.
    • ✅ Rimborsi per acquisto di adesivi, spille, ecc. per la promozione del software libero, ecc.
    • ❌ Organizzare un corso su Photoshop (o altro software proprietario) usando Linux. Usare GNU/Linux come mezzo secondario per diffondere primariamente software proprietario non è normalmente ammessibile.
  2. C'è una persona proponente che si prende cura della proposta secondo questi requisiti, ed è a disposizione per chiarimenti o discutere di eventuali compromessi.
  3. La richiesta evidenzia il totale massimo di spesa prevista (IVA inclusa) e allega almeno un preventivo. Esempi:
    • ✅ fra una settimana vorrei acquistare 300€ in adesivi e spille, ecco lo screenshot del carrello di un fornitore. Le quantità indicate ci sembrano adeguate per i nostri circa XXX partecipanti attesi. Se avanzano li terremo per altri eventi futuri.
  4. L'iniziativa ha una data di inizio e di fine. Esempi:
    • ✅ in data XXX si terrà il Linux Day CITTÀ, più un evento accompagnatorio, quest'ultimo in data YYY da confermare ecc.
  5. Le persone legate alla richiesta dichiarano i loro potenziali conflitti di interessi.
    • ⚡ Se il tuo fornitore di fiducia è tuo parente, devi comunicarlo chiaramente e fornire almeno altri due preventivi da altri fornitori.
  6. La persona proponente si impegna a pubblicare una breve relazione ed entro tre mesi dal termine dell'iniziativa. Esempi:
    • ✅ Descrivi come si è svolta l'attività, i risultati attesi, i risultati ottenuti, i problemi emersi e dei miglioramenti da prevedere per simili attività in futuro.
    • ✅ Puoi creare una pagina sul tuo sito web o sul forum di ILS sezione Progetti. Ancora meglio se includi qualche foto in licenza libera CC BY-SA e l'inicazione di chi ha realizzato l'immagine.

Linee Guida Aggiuntive

L'approvazione delle richieste è soggetta anche alle seguenti linee guida aggiuntive - soprattutto quando ne riceviamo molte o quando le risorse iniziano ad esaurirsi.

Le seguenti linee guida sono elencate dalla più importante, alla meno importante:

  • Tutte le persone coinvolte nell'iniziativa fanno volontariato.
    • ⚡ Esempio: Segnala in modo evidente tutti gli eventuali relatori retribuiti, poiché in generale questo non è ammesso.
  • La richiesta di sostegno economico è inviata con un gentile anticipo. Esempi:
    • ✅ Esempio: Le richieste economiche presentate con 3 settimane di anticipo sono solitamente avvantaggiate.
    • ⚡ Esempio: Le richieste straordinarie presentate 2 giorni prima dell'inizio o addirittura 20 minuti dopo aver effettuato la spesa devono essere maggiormente giustificate.
  • La richiesta è accompagnata da più preventivi.
    • ✅ A chi dona fa piacere sapere che ti stai prendendo cura del tuo budget e che hai valutato almeno un'altra opzione magari potenzialmente migliore.
    • ✅ Esempio: Ogni ulteriore preventivo che vuoi allegare è ben visto (senza esagerare: tre bastano).
  • Importo inferiore a 1000 EURO / anno.
    • ⚡ Esempio: in un singolo anno non riusciamo generalmente a fornire più di questa cifra ad una stessa città o ad uno stesso user group.
  • Importo individuale inferiore a 220 EURO / persona / anno.
    • ✅ Esempio: siamo lieti di aiutare certe richieste strettamente individuali di trasporto / vitto / alloggio a relatori e soprattutto se si è keynote nel programma dell'evento ma
    • ⚡ Superare il limite indicato rischia di limitare la capacità di Italian Linux Society nel sostenere altre iniziative più generali, altri user group, altri eventi. Grazie per la comprensione.
  • L'iniziativa coinvolge altri partner e co-finanziatori.
    • ✅ Aver trovato altri partner (associazioni, università, enti pubblici, media partner ecc.) o altri co-finanziatori (donatori, sponsor, forniture gratuite, fondazioni erogatrici, fondi pubblici) è un'ottima cosa.
    • ✅ Chiarisci chiaramente su quali risorse stai richiedendo sostegno economico, e su quali invece hai già ottenuto una copertura (esempio: la sala è già offerta da... il pranzo è già offerto da ...)
  • La proposta è già condivisa e invita alla discussione e partecipazione.
    • ✅ Ottimo se la tua iniziativa è già pubblicata online per richieste di pareri, per esempio sul forum Linux.it sezione "Progetti".
  • L'iniziativa è una richiesta nata internamente a Italian Linux Society.
    • ✅ Ottimo se chi propone è una persona associata ad Italian Linux Society.
    • ✅ Ottimo se chi propone fa parte di una sezione locale di Italian Linux Society.
    • ✅ Ottimo se si è attivi in un user group riconosciuto dalla LugMap.
  • L'iniziativa non include rimborso di viaggi. I rimborsi di viaggio sono raramente finanziati e secondo i seguenti criteri:
    • ✅ La persona richiedente è nell'organizzazione ufficiale dell'evento o almeno ha una sessione ufficiale, magari keynote
    • ✅ treni: preferenza a biglietti in classe economy
    • ⚡ automobile: da evitare - soprattutto se si viaggia da soli. È difficile da quantificare ed è poco sostenibile.
  • L'iniziativa considera la sostenibilità ambientale.

Come già accennato queste sono soltanto linee guida aggiuntive e si può in generale uscire da questi schemi ove necessario, ma non senza un'opportuna giustificazione aggiuntiva.

Modalità di Rimborso

Puoi decidere tu, direttamente nella tua richiesta, come preferisci che Italian Linux Society proceda a sostenerti.

In breve, Italian Linux Society può pagare direttamente le spese (opzione 1 - consigliata) oppure puoi anticipare tu tutti i pagamenti e ti rimborsiamo successivamente (opzione 2).

Opzione 1
Acquisto diretto da Italian Linux Society

Italian Linux Society può eventualmente pagare tutto al posto tuo cosicché non devi anticipare nulla.

Vantaggi:

  • La persona richiedente non anticipa nulla
  • È ideale anche per la commercialistica di ILS, perché paga ILS e la fattura è intestata ad ILS.
Svantaggi:
  • devi fornire a ILS tutti i dettagli su ciò che serve acquistare (caratteristiche precise, quantità, ecc.) e tutti i dettagli di spedizione
  • potrebbero esserci ulteriori rallentamenti di acquisto e quindi di spedizione se la segreteria di ILS è sovraccarica (ma tu non richiedi le cose all'ultimo con urgenza, giusto?)

Opzione 2:
Rimborso

Puoi decidere di pagare tu, effettuando in autonomia i tuoi acquisti (senza doverci dare dettagli di spedizione ecc.) e farti rimborsare successivamente.

Vantaggi:

  • puoi acquistare in maggiore autonomia con la certezza che sia tutto come volevi
  • ideale se il carrello è molto complicato e difficilmente condivisibile, o simili situazioni in cui preferisci pagare da te
Svantaggi:
  • devi anticipare il pagamento
  • devi ottenere una fattura intestata a te o comunque una ricevuta che dimostri l'acquisto da parte tua (per evitare che si rimborsino scontrini anonimi, pagati da altre persone estranee)
  • devi fornirci i tuoi estremi bancari per il rimborso

Come Inviare la tua Richiesta

  1. Se hai dubbi, soprattutto se temi di non riuscire a seguire qualcuna delle linee guida, contattaci!
    • email: puoi scriverci in privato una email a segreteria@linux.it
    • Telegram: puoi anche contattare la community che aiuta nella segreria pubblica in https://t.me/ItalianLinuxSociety/45
  2. Compila il "modulo dei rimborsi spese" con i dettagli della tua richiesta di sostegno economico e allega i preventivi
  3. Nella sezione commenti del formulario, scegli se sarà Italian Linux Society a pagare direttamente le spese (opzione 1 - consigliata), oppure se anticiperai i pagamenti e ti rimborsiamo (opzione 2).

Approvazione

Le richieste di sostegno economico sono approvate dal consiglio direttivo di Italian Linux Society.

Le iniziative che soddisfano questi requisiti sono solitamente approvate dal consiglio direttivo in circa 1-2 settimane.

È anche possibile ottenere l'approvazione direttamente da una sezione locale di riferimento (se ha sufficienti fondi). In ogni caso, per motivi legati allo statuto e alle responsabilità del direttivo, il direttivo ha comunque potere di veto sulle richieste, anche quelle approvate dalle sezioni locali.

Se hai dubbi sui requisiti, contattaci per chiarimenti (contatti a fondo pagina).

Una volta che il sostegno economico all'iniziativa è approvato, puoi richiedere che sia Italian Linux Society a pagare direttamente le spese (opzione 1 - consigliata), oppure puoi anticipare i pagamenti e ti rimborsiamo (opzione 2):

Altro

Per eventuali altre tipologie di richieste di pagamenti/donazioni/acquisto leggermente fuori dagli schemi proposti, è comunque possibile proporre la cosa al direttivo, in base alle necessità, disponibilità e consenso.

Segnaliamo anche altri programmi di sostegno esterni ad Italian Linux Society, da parte di partner convenzionati o simili, e che spesso possono sostenere (o co-sostenere) il tuo progetto:

Contattaci

Per domande puoi:

  • contattare pubblicamente Italian Linux Society per esempio tramite Telegram FOSS sezione "Segreteria" - https://t.me/ItalianLinuxSociety/45
  • oppure contattare in privato segreteria@linux.it per un primo parere
  • altri contatti